Obligaciones corporativas anuales de una S.A. de C.V.
Lo corporativo se olvida hasta que un banco, un cliente o el SAT lo piden. Esta es la lista anual para tener tu sociedad en orden.
Muchas sociedades cumplen bien con el SAT pero tienen su vida corporativa en pausa desde que se constituyeron. El problema aparece cuando un banco pide actas para un crédito, un cliente grande solicita documentación o un socio quiere salir. Esta es la lista de lo que debe hacerse cada año.
1. Asamblea ordinaria anual
Las sociedades anónimas deben celebrarla dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, es decir, a más tardar en abril. En ella se:
- Discute y aprueba el informe del administrador y los estados financieros del ejercicio.
- Nombra o ratifica al administrador o consejo y a los comisarios.
- Determinan sus emolumentos.
- Decide qué hacer con las utilidades: reinvertir, crear reservas o repartir dividendos.
Los estados financieros que se aprueban son los de tu contabilidad, por eso conviene coordinar la asamblea con la declaración anual.
2. Informe del administrador
Describe la marcha de la sociedad, las políticas seguidas y los principales proyectos. Es la base del acta y debe ser congruente con las cifras contables.
3. Libros corporativos al día
- Libro de actas de asambleas y, en su caso, de sesiones del consejo.
- Libro de registro de acciones, con cada transmisión.
- Libro de variaciones de capital, si la sociedad es de capital variable.
4. Beneficiario controlador
Las personas morales deben identificar a sus beneficiarios controladores, conservar la información y actualizarla cuando cambie. Los cambios de socios o de control obligan a revisarla.
5. Avisos ante el SAT
Cuando cambian los socios o accionistas, la sociedad debe presentar el aviso de actualización correspondiente. Lo mismo con cambios de domicilio fiscal o de representante legal.
6. Protocolizar cuando corresponde
No todas las actas se protocolizan ante notario, pero sí las que modifican estatutos, otorgan o revocan poderes, o cambian la administración. Un poder sin protocolizar puede no servir ante un banco.
Si tu sociedad es S.A.S.
Las sociedades por acciones simplificadas tienen reglas propias, entre ellas un informe anual sobre su situación financiera en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía. Si estás decidiendo qué tipo de sociedad constituir, revisa qué sociedad conviene.
Una vez al año, bien hecho
Desde legal corporativo preparamos la asamblea anual con las cifras ya revisadas por el equipo contable, actualizamos libros y te dejamos el expediente listo para cuando un banco o un cliente lo pida.
